Registreringssystem för "on-line" bokningar av deltagare

Registreringssystemet Trippus Eventus är ett komplett bokningssystem för konferenser, kongresser, evenemang, gruppresor och mässor. Allt som hör ihop med ett arrangemang samlas på ett ställe – en webb-plats som enkelt kopplas ihop med företagets befintliga hemsida. Det innebär att inte bara själva arrangemanget hanteras i Trippus, utan även vid behov transporter, boende, kringaktiviteter och mycket annat. Målet är att göra evenemangshanteringen enklare för såväl arrangörer och projektledare, som för deltagare.

Så går det till
På en och samma webb–plats anger deltagaren sina personuppgifter, bokar sitt hotell, samt bokar sig på tillgängliga aktiviteter och parallella seminarier. Deltagaren får därefter omedelbart en bekräftelse på sina bokningar på bildskärmen samt till sin e-postadress. I de fall det är önskvärt får deltagaren en badge/namnskylt i samband med bekräftelsen som ska tas med till själva arrangemanget. Anmälan finns på flera olika språk.

Systemet innehåller också en projektledardel dit bara behöriga personer har tillgång. Här kan personer från arrangören följa bokningsläget i realtid. Via olika rapporter visas antalet anmälningar, bokningar på hotell och bokningar på tillgängliga aktiviteter. Systemet kan även användas för att kommunicera med deltagarna via såväl e-post som SMS-meddelanden (mycket användbart nära inpå evenemanget).

Betalningar
På deltagarens bekräftelse specificeras den sammanräknade totalsumman av deltagaravgift, kostnad för hotell och kostnad för tillgängliga aktiviteter. Möjlighet finns att debitera deltagaren via faktura eller kreditkort. Vid kreditkortsbetalning anger deltagaren sina kreditkortsuppgifter på webben över en säker anslutning med 128 bitars kryptering (SSL), samma säkerhetsnivå som Internetbankerna använder.

Efter avslutad konferens finns möjligheten att låta systemet skicka ut en uppföljningsenkät. Enkäten skickas ut via e-post, och deltagarna besvarar frågorna i en webbläsare. Svar och medelvärden sammanställs av systemet i realtid och presenteras som en rapport i projektledarens verktyg i systemet.